Tầm quan trọng của kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Tuyển dụng nhân sự thực sự là một khâu quan trọng vì nó là định hướng, quyết định sức khỏe doanh nghiệp của bạn. Một doanh nghiệp có phát triển được hay không cũng là do có tuyển dụng được nhân sự thực sự phù hợp hay không. Vậy, làm cách nào có một kế hoạch tuyển dụng tốt, tuyển được nhân sự phù hợp, hiệu quả… đó là vấn đề sẽ được làm rõ qua cuộc trao đổi dưới đây.

- Phóng viên: Kế hoạch tuyển dụng nhân sự rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, vậy theo Bà, lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cần những yếu tố nào?

Bà Hoàng Thu Uyên: Trước tiên người quản lý nhân sự cần biết có 2 kế hoạch chính cần thực hiện, đó là: Kế hoạch tuyển dụng nhân sự của năm và kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn.

Lập kế hoạch tuyển dụng là việc phổ biến với những doanh nghiệp có sự phát triển tăng đều và các doanh nghiệp có sự biến động về nhân sự tương đối lớn.

Hiển nhiên rằng, việc dự trù nhân sự phải thuộc phần việc của các phòng ban trong công ty dựa vào các yêu tố như: việc phát triển, mở rộng kinh doanh, dự kiến thay thế nhân sự hay các yếu tố khác của phòng. Tuy nhiên việc thẩm định, nắm bắt yêu cầu chi tiết về nhân sự cần và lên kế hoạch thì phải là của phòng nhân sự. (Việc duyệt thẩm định nhu cầu nhân sự xin được chia sẻ ở một bài viết khác).

Cần lường trước các yếu tố thuận lợi, khó khăn, kinh phí và nhân lực triển khai:

Phòng nhân sự phải làm gì cho kế hoạch tuyển dụng nhân sự năm? Đó là việc lường trước được các yêu tố thuận lợi, khó khăn, dự trù nguồn kinh phí, nhân lực triển khai..

Để dễ hình dung bạn hãy tưởng tượng chúng ta sẽ phải chuẩn bị cho 1 buổi đi công tác từ Hà Nội vào TP.HCM trong vòng 1 tuần. Ngoài việc lựa chọn phương án từ đi lại, chỗ ăn ở, cũng cần phải tính toán thêm các yếu tố như thời tiết, văn hóa địa phương, chi phí... Chúng ta phải lường trước việc nếu đi vào cuối tuần hoặc dịp lễ thì việc đặt mua vé máy bay khá khó vì thế cần có sự chuẩn bị trước về việc này.

Và nếu lường trước được công việc ít biến động về mặt thời gian, chúng ta có thể chủ động đặt vé khứ hồi để đảm bảo trở lại công ty đúng hạn. Về mặt thời tiết, nếu Hà Nội đang là mùa Đông nhưng TP.HCM lại không hề lạnh, thì thay vì áo đại hàn chúng ta cần chuẩn bị cho mình những bộ quần áo thoải mái nhất. Chúng ta cũng cần phải nghiên cứu việc văn hóa trong đó như thế nào việc tặng quà đối tác và mời đối tác ăn uống ra sao cho phù hợp chẳng hạn... cũng có thể phòng sẵn thuốc giải rượu nếu biết đối tác là người hay “quá chén” để khỏi mất lòng chủ nhà. Nói chung cần là phải tính toán đến mọi yếu tố tác động như vậy mới là kế hoạch.

Tương tự như vậy việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự năm cũng cần phải có các phân tích cụ thể các yếu tố tác động. Ví dụ: Phòng Kế toán cần tuyển thêm 3 kế toán hỗ trợ dự án năm tới thì có nghĩa chúng ta phải tính đến bài toán lương, máy tính, vị trí ngồi, tủ tài liệu... cho nhân sự mới.

Giá sử thời gian tuyển dụng là vào cuối năm (tháng 12 dương lịch), thời điểm này thật sự khó tuyển dụng vì mọi người có thể muốn một chút ổn định vào dịp cuối năm thay vì phải nhận một công việc mới, đồng nghĩa bạn có thể chọn được ít ứng viên hơn cho vị trí cần thiết. Việc tuyển dụng lúc này cần đẩy sớm hơn 2 đến 3 tháng.

Các yếu tố yêu cầu như kinh nghiệm về kế toán dự án cần phải tuyển dụng như thế nào, nhân lực triển khai tuyển dụng và dự trù thời gian triển khai. Các yếu tố này sẽ quyết định đến việc kế hoạch của bạn có thành công hay không, càng chi tiết được bao nhiêu càng tốt.

- Với kinh nghiệm của mình, bà có thể chia sẻ cụ thể các bước để lập kế hoạch tuyển dụng?

Đối với kế hoạch tuyển dụng cho cả năm, cần các bước thực hiện sau để có được kế hoạch tuyển dụng hoàn hảo.

Bước 1: Thẩm định các kế hoạch nhân sự của các phòng ban

Họp bàn phân tích và làm rõ nhu cầu nhân sự cần tuyển dụng. Chi tiết mục đích, thời gian, số lượng, mô tả công việc, chế độ lương thưởng, các yêu cầu với nhân sự cần tuyển... Phân tích rõ nguồn lao động thời vụ, dự trù hay chính thức. Chú ý đến các vấn đề nhân viên hết hạn hợp đồng, nhân viên thai sản để có kế hoạch cụ thể.

Bước 2: Phân tích nhu cầu và lên kế hoạch tuyển dụng

Nhắm vào sự phổ biến để đánh giá tỷ lệ thành công trong tuyển dụng cũng như phân tích được thời gian hoàn thành, chi phí bỏ ra… Ví dụ: Để tuyển nhân viên kế toán khá đơn giản do số lượng ứng viên lớn nên việc tìm nguồn tuyển dụng không cần thiết, nhưng việc đánh giá chuyên môn nghiệp vụ cần phải chú trọng. Còn đối với vị trí cao hơn như giám đốc hay phó giám đốc, nhân viên kinh doanh thì việc tuyển dụng lại cần thực hiện theo hướng khác kể cả đến phương án thuê đơn vị “Săn đầu người”.

Bước 3: Điều chỉnh dựa trên thực tế nếu có sự thay đổi

Do kế hoạch dài hạn nên việc điều chỉnh kế hoạch là hoàn toàn cần thiết, tuy nhiên cần dựa trên phân tích thực tế và vẫn phải đảm bảo yếu tố phát triển của doanh nghiệp.

Bước 4. Xây dựng kênh truyền thông đủ tốt, bao phủ.

Một yếu tố sống còn đề đảm bảo kế hoạch tuyển dụng được thành công đúng hạn… là có một mạng lưới các đơn vị truyền thông, sàn giao dịch việc làm hỗ trợ. Đây cũng là việc tốn kém nhất trong khâu tuyên dụng nhân sự.

Tại Việt Nam hiện nay có rất nhiều lựa chọn như: Quảng cáo Google, Facebook... hay đặt banner trên các báo điện tử, báo giấy, các Sàn giao dịch việc làm trực tuyến... Đối với một số doanh nghiệp có lượng người truy cập website lớn như các báo điện tử, công ty điện máy, ngân hàng... thì việc đăng tuyển dụng ngay trên website công ty cũng thu hút được lượng xem đáng kể, tuy nhiên tùy vị trí tuyển dụng mà cũng cần phải liên kết với các Sàn giao dịch việc làm để tăng lượng người xem tuyển dụng, từ đó có thể lựa chọn được ứng viên sáng giá nhất.

Việc lựa chọn sàn giao dịch cũng cần phải nghiên cứu dựa trên ngân sách tuyển dụng, đối tượng tuyển dụng hoặc tranh thủ các đợt khuyến mại giảm giá đáng kể của các sàn giao dịch để tối đa hóa lợi ích.

Về kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn:

Về việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng ngắn hạn dành cho các loại sau:

- Thay thế nhân sự: Nhân viên nghỉ việc đột ngột, sa thải nhân viên…

- Thêm mới nhân sự: Tuyển dụng mới cho các vị trí cần bổ xung người ngoài dự kiến kế hoạch năm.

Đối với việc thay thế nhân viên

Đây là kế hoạch tuyển dụng đơn giản hơn do các mô tả cũng như các công việc của nhân viên đã rõ ràng, việc tìm người thay thế dựa trên các thông tin có sẵn, tuy nhiên cần chú ý rút kinh nghiệm (nếu có) về nhân viên ở vị trí trước đã từng làm. VD: Nhân viên nghỉ do sinh con thì cần lựa chọn ứng viên phù hợp ( Đã sinh 2 con rồi) hoặc có điều kiện ràng buộc trước khi tuyển dụng mà vẫn đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Đối với việc thêm nhân sự mới

Cần chỉ ra rõ ràng sự cần thiết của việc thêm mới, mô tả cụ thể công việc, quyền lợi trách nhiệm, yêu cầu cụ thể của nhân sự mới. Phòng nhân sự cần phải thẩm duyệt kỹ càng vì vấn đề này sẽ liên quan đến rất nhiều yếu tố như đã phân tích ở trên.

Bước 1: Xác định loại tuyển dụng để xây dựng kế hoạch

Xem xét công việc cần giải quyết cấp thiết hiện tại khi nhân sự cũ nghỉ hoặc cần triển khai ngay một dự án mới chưa có người đảm nhiệm. Vì vậy, cần bổ sung ngay nhân sự còn thiếu.

Bước 2: Lên kế hoạch, cách thức tuyển dụng và thời gian tuyển dụng

Làm rõ được yêu cầu đối với nhân sự và đưa ra phương hướng thực hiện. Thiết lập các tiêu chí đánh giá năng lực, văn hóa, lương thưởng… của các ứng viên, để lọc hồ sơ phù hợp với nhu cầu tuyển dụng nhân sự công ty. Vòng phòng vấn sẽ giúp phòng nhân sự có cái nhìn chi tiết nhất về ứng viên. Qua đó lựa chọn những người tốt nhất làm việc tại doanh nghiệp.

- Bà đánh giá hiện trạng về tuyển dụng nhân sự tại các doanh nghiệp Việt Nam như thế nào?

Đối với các doanh nghiệp lớn tại Việt Nam thì nhìn chung họ lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự tương đối bài bản, mức độ đầu tư cũng lớn. Tuy nhiên ở các doanh nghiệp nhỏ quy mô dưới 30 nhân sự có thể nói hết sức thụ động. Nhiều đơn vị liên hệ với chúng tôi hỗ trợ tuyển dụng mà họ thậm chí còn không cụ thể được những yêu cầu về mặt hồ sơ đối với ứng viên cần tuyển dụng, thậm chí có đơn vị còn không có những giới thiệu, hình ảnh cần thiết để thu hút ứng viên mặc dù có những đơn vị hoạt động tới 5 năm, 10 năm.

Thực ra cũng không thể trách được họ, có những đơn vị chỉ có 10 nhân sự thì làm gì có phòng nhân sự, mọi vị trí đều ưu tiên làm kinh doanh hoặc kỹ thuật. Việc phụ trách tuyển dụng chỉ là kiêm nhiệm... cũng nắm được thực trạng này nên Sàn giao dịch Việc Làm Mới chúng tôi xây dựng những gói dịch vụ hỗ trợ tối đa, với các dịch vụ này các doanh nghiệp có thể tạm coi chúng tôi chính là phòng Nhân sự của họ.

- Xin cảm ơn Bà về cuộc trao đổi!

Phạm Duy
Theo Báo Đời sống & Tiêu dùng